Informationen zum Datenschutz
Der hohe Anspruch, den Sie an uns und unsere Dienstleistungen sowie unsere Kundenbetreuung stellen, ist für uns die Leitlinie für den Umgang mit Ihren Daten. Unser Bestreben ist es dabei, die Basis für einen vertrauensvollen Umgang mit unseren Partnern und Interessenten zu schaffen und zu bewahren. Die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten sind uns ein besonderes Anliegen. Wir werden Ihre Daten daher sorgfältig, zweckgebunden bzw. entsprechend Ihrer Zustimmung und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz verarbeiten und nutzen.
Diese Datenschutzhinweise beschreiben in den nachfolgenden Abschnitten, wie wir, die HESS Schliessfächer GmbH, Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und möchten Sie gerne nach Maßgabe der Art. 12 und 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über diese Verarbeitung informieren.
1. Geltungsbereich
Diese Informationen zum Datenschutz beziehen sich auf die Homepage der HESS Schliessfächer GmbH (https://hess-schliessfach.de) und für die über diese Internetseite erhobenen personenbezogenen Daten. Für externe Internetseiten, die beispielsweise über Links erreichbar sind, gelten diese Informationen zum Datenschutz nicht.
2. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Hess Schliessfächer GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Herrn André Petter
Hess Schliessfächer GmbH
Neue Wiese 12
98597 Fambach
Telefon: +49(0)36848.409340
E-Mail: info@hess-schliessfach.de
3. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Der externe behördliche Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Dr. Licht und Partner Wirtschaftsjuristen
v. d. Dr. iur. Christoph Licht, LL.M. und Christina Weber, LL.M.
Altmarkt 9
98574 Schmalkalden
E-Mail: dsb@lichtupartner.de
4. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir als Webseitenbetreiber nehmen den Datenschutz sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und nur nach den gesetzlichen Vorschriften. Wir empfehlen Ihnen unsere Informationen zum Datenschutz in regelmäßigen Abständen zu lesen, da sich diese, durch eine ständige Weiterentwicklung unserer Internetseite oder Angebote bzw. durch gesetzliche oder behördliche Vorgaben, auch ändern können. In diesen Informationen zum Datenschutz nutzen wir Begriffe (z. B. “personenbezogene Daten” oder “Verarbeitung”), die in Art. 4 Nr. 1, 2 der DSGVO definiert sind.
a. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
b. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, welcher wir als HESS Schliessfächer GmbH unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, dient Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses der HESS Schliessfächer GmbH, die nicht in Erfüllung unserer per Gesetz etc. übertragenen Aufgaben vorgenommen wird, oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Hierunter fällt die Nutzung der Homepage. Bei jedem Zugriff von Nutzenden auf unsere Homepage werden Daten über diesen Vorgang erhoben und für den Zeitraum des Nutzungsvorgangs zur Bereitstellung des Inhalts des Internet-Angebots genutzt.
c. Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
d. Auftragsverarbeitung
Wir haben mit IONOS SE, Elgendorfer Str. 57 in 56410 Montabaur, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden vollständig um.
e. SSL/TSL-Verschlüsselung
Unsere Webseite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Daten eine SSL/TSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die Verschlüsselung aktiv ist, können die Daten, die Sie über die Webseite an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
f. Empfänger/Datenkategorien
Grundsätzlich werden die oben aufgeführten Daten nur durch die Hess Schliessfächer GmbH sowie deren Auftragsverarbeiter IONOS SE verarbeitet.
g. Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung Ihrer Daten ist für die Bereitstellung unserer Website und Erstellung von Logfiles zwingend notwendig. Unterbleiben diese, kann ein reibungsloser Webseitenbetrieb nicht gewährleistet werden. Würde eine Bereitstellung Ihrer Daten unterbleiben, könnten Sie nicht ordnungsgemäß auf unseren Online-Auftritt sowie unserer Inhalte und Dienstleistungen zugreifen.
5. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
a. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst und speichert der Provider automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners in sogenannte Server-Log-Dateien. Folgende Daten werden hierbei erhoben und an uns übermittelt:
Server-Logs werden grundsätzlich nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nur geprüft, wenn Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung vorliegen.
Unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit über personenbezogene Daten verpflichtet. Alle Daten, die sich auf unseren Servern befinden und dort „gehostet“ (also aufbewahrt) werden, sind durch hintereinander geschaltete Sicherheitssysteme vor dem Zugriff Unberechtigter gesichert. Alle betriebenen Server, auf denen personenbezogene Daten von Kunden der Hess Schliessfächer GmbH verarbeitet oder erfasst werden, stehen in der Bundesrepublik Deutschland. Beauftragt die Hess Schliessfächer GmbH für die Durchführung von bestimmten Dienstleistungen Partnerfirmen, so werden in den Verträgen mit dem Partner die Datenschutzbestimmungen übertragen und die Partner auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.
b. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
Die Speicherung in Logfiles erfolgt zum einen aus Sicherheitsgründen, um z. B. Missbrauchsfälle aufklären zu können und zum anderen um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO.
c. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO.
d. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist. Müssen Daten aus Beweisgründen aufgehoben werden, sind sie solange von der Löschung ausgenommen, bis der Vorfall endgültig geklärt ist. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
f. Empfänger/Datenkategorien
Grundsätzlich werden die oben aufgeführten Daten nur durch die Hess Schliessfächer GmbH sowie deren Auftragsverarbeiter IONOS SE verarbeitet.
g. Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung Ihrer Daten ist für die Bereitstellung unserer Website und Erstellung von Logfiles zwingend notwendig. Unterbleiben diese, kann ein reibungsloser Webseitenbetrieb nicht gewährleistet werden. Würde eine Bereitstellung Ihrer Daten unterbleiben, könnten Sie nicht ordnungsgemäß auf unseren Online-Auftritt sowie unserer Inhalte und Dienstleistungen zugreifen.
6. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt
a. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Webseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:
Name*
Betreff
E-Mail*
Nachricht*
Technische Sicherheitsabfrage*
Die mit * gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden müssen. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Informationen zum Datenschutz verwiesen. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.
b. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hierin auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.
c. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Im Rahmen des Kontaktformulars erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Informationen zum Datenschutz sowie ggf. auf weitere konkrete Datenschutzinformationen verwiesen.
Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 16 Abs. 1 ThürDSG erfolgen kann. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf die Wahrnehmung einer erforderlichen Aufgabe ab, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 16 ThürDSG.
d. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erfüllung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die über das Kontaktformular übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist eine Konversation, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben im Rahmen der Nutzung des Kontaktformulars jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail-Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Der Widerruf der Einwilligung und der Widerruf der Speicherung hat in Schriftform per E-Mail zu erfolgen. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
f. Empfänger/Datenkategorien
Grundsätzlich werden bei einer Anfrage über das Kontaktformular sowie via E-Mail Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich durch die HESS Schliessfächer GmbH verarbeitet.
g. Bereitstellung personenbezogener Daten
Wenden Sie sich an uns mit einer Anfrage, Antrag etc. über das Kontaktformular sowie via E-Mail, sind Ihre Angaben freiwillig. Unterbleiben diese, kann Ihnen allerdings kein Ergebnis mitgeteilt werden. Die Nichtbereitstellung von personenbezogenen Daten kann in diesen Fällen unter Umständen dazu führen, dass eine Bearbeitung Ihres Anliegens mangels vollständigen Sachverhaltes und keiner Möglichkeit einer Rückfrage nicht vorgenommen werden kann. Zudem kann eine Nichtbereitstellung der Daten für Sie rechtliche Nachteile haben, wie z. B. die Nichtbearbeitung sowie keine Leistungserbringung.
7. Kontaktaufnahme außerhalb der Homepage (postalisch/telefonisch)
a. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Sie haben die Möglichkeit, auch abseits der Website mit uns in Kontakt zu treten. Dies kann per Post oder per Telefon geschehen.
Nehmen Sie auf postalischem Weg Kontakt mit uns auf, werden insbesondere folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:
- Ihre Kontaktdaten
- Name
- Vorname
- Straße, Hausnummer
- Postleitzahl und Wohnort
- Sonstige, im Zuge der Kontaktaufnahme übermittelte Daten
Treten Sie mit uns telefonisch in Kontakt, dann werden insbesondere folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:
- Name
- Vorname
- Telefonnummer
- Zeitpunkt des Anrufs
- Sonstige, im Zuge der Kontaktaufnahme übermittelte Daten
b. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme sowie in Bezug auf Ihr Anliegen mit Ihnen in Konversation treten zu können.
c. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der Betroffenen) sowie Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse von uns als Verantwortlichem). Unser berechtigtes Interesse ist, Ihnen verschiedene Möglichkeiten zu bieten, jederzeit mit uns in Kontakt zu treten und Ihre Anfragen zu beantworten. Zielt Ihre Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO.
d. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erfüllung des Zweckes ihrer Speicherung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die postalisch oder telefonisch übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation beendet ist. Beendet ist eine Konversation, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Nehmen Sie mit uns per Post oder Telefon Kontakt auf, können Sie der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Der Widerspruch der Speicherung hat in Schriftform per E-Mail oder postalisch zu erfolgen. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
f. Empfänger/Datenkategorien
Grundsätzlich werden bei einer postalischen Anfrage oder über das Telefon Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich durch die Hess Schliessfächer GmbH verarbeitet.
g. Bereitstellung personenbezogener Daten
Wenden Sie sich an uns mit einer postalischen oder telefonischen Anfrage, Antrag etc., sind Ihre Angaben freiwillig. Unterbleiben diese, kann Ihnen allerdings kein Ergebnis mitgeteilt werden. Die Nichtbereitstellung von personenbezogenen Daten kann in diesen Fällen unter Umständen dazu führen, dass eine Bearbeitung Ihres Anliegens mangels vollständigen Sachverhaltes und keiner Möglichkeit einer Rückfrage nicht vorgenommen werden kann. Zudem kann eine Nichtbereitstellung der Daten für Sie rechtliche Nachteile haben, wie z. B. die Nichtbearbeitung sowie keine Leistungserbringung.
8. Online-Service
a. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Website steht Ihnen ein Online-Service zur Verfügung. Über die entsprechenden Formulare können Sie verschiedene Anliegen im Zusammenhang mit einem von Ihnen gemieteten Schließfach bzw. einem durch einen Schüler genutzten Schließfach online an uns übermitteln. Hierzu gehören insbesondere:
- die Änderung Ihrer Adresse,
- die Bestellung eines Ersatzschlüssels,
- die Übermittlung einer Nachricht bzw. eines sonstigen Anliegens sowie
- die Kündigung eines Schließfachs.
Im Rahmen der Nutzung des Online-Services werden – abhängig von Ihrem jeweiligen Anliegen – insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Schüler/Mieter
- Erziehungsberechtigte(r)
- Schule
- Fach
- Kontakt
Die mit * gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden müssen.
Darüber hinaus werden die von Ihnen im Rahmen des jeweiligen Formulars freiwillig übermittelten weiteren Informationen und Angaben verarbeitet, soweit diese für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind. Die Verarbeitung der Daten erfolgt insbesondere, um den jeweiligen Nutzer bzw. Mieter und das betroffene Schließfach eindeutig zuordnen und das von Ihnen übermittelte Anliegen bearbeiten zu können.
b. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Bearbeitung und Durchführung der über den Online-Service an uns übermittelten Anliegen. Hierzu gehören insbesondere die Bearbeitung von Adressänderungen, die Bearbeitung von Bestellungen eines Ersatzschlüssels, die Bearbeitung sonstiger Nachrichten und Anfragen sowie die Bearbeitung und Durchführung der Kündigung eines Schließfachs. Die Angaben zur Kundennummer, zum Namen und Vornamen des Schülers bzw. Mieters sowie zur Schule, Fachnummer und gegebenenfalls Schlüssel- oder Schlossnummer dienen insbesondere der eindeutigen Zuordnung des Anliegens zum jeweiligen Kunden, Mietverhältnis und Schließfach. Die E-Mail-Adresse wird insbesondere zur Kontaktaufnahme, zur Rückfrage bei unvollständigen Angaben sowie zur Übermittlung von Informationen im Zusammenhang mit der Bearbeitung des jeweiligen Anliegens verwendet.
c. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines bestehenden Vertragsverhältnisses über die Nutzung bzw. Anmietung eines Schließfachs oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen. Dies betrifft insbesondere die Bearbeitung von Adressänderungen, Ersatzschlüsselbestellungen und Kündigungen, soweit diese mit dem bestehenden Vertragsverhältnis in Zusammenhang stehen.
Soweit die Verarbeitung nicht unmittelbar zur Durchführung oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere darin, Ihnen eine einfache und zeitgemäße Möglichkeit zur digitalen Übermittlung von Anliegen zur Verfügung zu stellen, Ihre Anfragen zu bearbeiten, diese eindeutig einem Kunden und Schließfach zuordnen und erforderlichenfalls mit Ihnen hierzu Kontakt aufnehmen zu können.
Soweit Sie uns für eine Verarbeitung personenbezogener Daten eine Einwilligung erteilen, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
d. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erfüllung des Zweckes, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind.
Die im Rahmen des Online-Services übermittelten Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist. Soweit die übermittelten Angaben für die Durchführung, Änderung oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses erforderlich sind, werden die Daten darüber hinaus entsprechend den für das Vertragsverhältnis geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, erfolgt eine Speicherung über den Zeitpunkt der eigentlichen Bearbeitung des Anliegens hinaus für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungs- bzw. Verjährungsfristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen.
Bitte beachten Sie, dass eine Löschung bzw. ein Widerspruch der Verarbeitung nicht möglich ist, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses bzw. zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist. In diesen Fällen kann die weitere Bearbeitung Ihres Anliegens gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt erfolgen.
f. Empfänger/Datenkategorien
Grundsätzlich werden die über das Online-Service-Formular übermittelten personenbezogenen Daten durch die Hess Schliessfächer GmbH verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
g. Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten im Rahmen des Online-Services erfolgt grundsätzlich freiwillig. Allerdings sind bestimmte Angaben erforderlich, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten und insbesondere eindeutig dem betreffenden Kunden, Mietverhältnis und Schließfach zuordnen können. Hierzu gehören insbesondere die Kundennummer sowie der Name und Vorname des Schülers bzw. Mieters und – soweit für die Zuordnung erforderlich – Angaben zur Schule, Fachnummer sowie Schlüssel- oder Schlossnummer. Die E-Mail-Adresse ist erforderlich, soweit eine elektronische Kontaktaufnahme oder Rückmeldung zu Ihrem Anliegen erfolgen soll.
Werden die für die Bearbeitung erforderlichen Angaben nicht bereitgestellt, kann das jeweilige Anliegen unter Umständen nicht oder nicht vollständig bearbeitet werden. Dies kann insbesondere dazu führen, dass eine gewünschte Adressänderung, Ersatzschlüsselbestellung oder Kündigung nicht eindeutig zugeordnet bzw. durchgeführt werden kann oder dass eine Rückfrage nicht möglich ist.
9. Schließfach mieten – Online Vertrag
a. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, einen Schließfachmietvertrag online anzubahnen und unmittelbar online abzuschließen. Um den für die jeweilige Schule hinterlegten Online-Vertrag aufzurufen und den Mietvorgang zu beginnen, können Sie entweder den von Ihrer Einrichtung oder von der Hess Schliessfächer GmbH mitgeteilten Vertragscode eingeben oder die betreffende Schule über eine Suchfunktion anhand des Schulortes sowie des Namens oder eines Teils des Namens bzw. der Schulart auswählen. Im Rahmen des Aufrufs und der Auswahl des entsprechenden Online-Vertrages werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
- Vertragscode,
- Ort der Schule,
- Name der Schule bzw. Teile des Schulnamens,
- gegebenenfalls Schulart.
Diese Angaben dienen dazu, den für die jeweilige Schule geltenden Schließfachmietvertrag zu identifizieren und Ihnen den entsprechenden Vertragsabschluss zu ermöglichen. Im weiteren Verlauf des Online-Mietprozesses werden die für den Abschluss und die Durchführung des Schließfachmietvertrages erforderlichen personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere die zur Identifizierung des Mieters bzw. Schülers erforderlichen Angaben sowie gegebenenfalls die Angaben eines Erziehungsberechtigten, Kontaktdaten und die für die Zuordnung des Schließfachs erforderlichen Daten. Mit Abschluss des Mietvertrages kommt zwischen Ihnen und der Hess Schließfächer GmbH ein Mietvertrag zustande. Die im Rahmen des Online-Mietprozesses erhobenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, soweit dies zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin sowie zur Vorbereitung und zum Abschluss des Mietvertrages erforderlich ist. Nach Abschluss des Mietvertrages erfolgt die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung und Durchführung des bestehenden Vertragsverhältnisses.
b. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Vorbereitung, zum Abschluss und zur Durchführung des Schließfachmietvertrages. Der Vertragscode sowie die Angaben zur Schule dienen zunächst dazu, den für die jeweilige Einrichtung geltenden Schließfachmietvertrag zu identifizieren und den korrekten Vertragsabschluss zu ermöglichen. Die im weiteren Verlauf des Online-Mietprozesses erhobenen personenbezogenen Daten dienen insbesondere dazu, den Mietvertrag mit Ihnen abzuschließen, den Mieter bzw. Schüler eindeutig zu identifizieren, das angemietete Schließfach dem jeweiligen Mietverhältnis
zuzuordnen, die vertraglich geschuldeten Leistungen zu erbringen, die Kommunikation mit Ihnen im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis zu ermöglichen sowie das Vertragsverhältnis zu verwalten und gegebenenfalls zu beenden.
c. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung ist für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, sowie für den Abschluss und die Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Schließfachmietvertrages. Dies umfasst insbesondere die Verarbeitung der Daten, die zur Auswahl des zutreffenden Vertrages, zur Identifizierung des Vertragspartners, zum Abschluss des Schließfachmietvertrages sowie zur anschließenden Durchführung und Verwaltung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind.
d. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Verwaltung des Schließfachmietvertrages erforderlich ist. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten gelöscht, sobald sie für die Erfüllung des Vertragszwecks nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen gesetzlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere nach steuer- oder handelsrechtlichen Vorschriften, werden die betreffenden Daten für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt. Darüber hinaus können personenbezogene Daten gespeichert werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. In diesem Fall richtet sich die Speicherdauer nach den jeweiligen gesetzlichen Verjährungsfristen. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Vorbereitung, zum Abschluss oder zur Durchführung des Schließfachmietvertrages erforderlich ist, besteht keine Möglichkeit, der Verarbeitung zu widersprechen und gleichzeitig den Vertragsabschluss bzw. die Vertragsdurchführung fortzusetzen. Sie können den Online-Mietvorgang vor Abschluss des Vertrages jederzeit abbrechen. Nach Abschluss des Schließfachmietvertrages richtet sich eine Beendigung des Vertragsverhältnisses nach den vertraglich vereinbarten Kündigungsbedingungen. Die Beendigung des Vertragsverhältnisses führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung sämtlicher personenbezogener Daten. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, dürfen bzw. müssen diese weiterhin gespeichert werden.
f. Empfänger/Datenkategorien
Die im Rahmen des Online-Mietprozesses erhobenen personenbezogenen Daten werden durch die Hess Schliessfächer GmbH verarbeitet.
g. Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung derjenigen personenbezogenen Daten, die für den Abschluss und die Durchführung des Schließfachmietvertrages erforderlich sind, ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Die Angaben zum Vertragscode bzw. alternativ die Angaben zur Identifizierung der Schule sind erforderlich, um den für die jeweilige Einrichtung vorgesehenen Schließfachmietvertrag aufzurufen und den richtigen Vertragsabschluss zu ermöglichen. Auch die weiteren im Rahmen des Online-Mietprozesses abgefragten Pflichtangaben sind erforderlich, soweit sie für die Identifizierung des Vertragspartners, den Abschluss und die Durchführung des Schließfachmietvertrages benötigt werden. Werden die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitgestellt, kann der Schließfachmietvertrag nicht bzw. nicht vollständig online abgeschlossen oder durchgeführt werden. Angaben, die im Online-Mietprozess ausdrücklich als freiwillig gekennzeichnet sind, müssen dagegen nicht bereitgestellt werden. Die Nichtbereitstellung freiwilliger Angaben hat grundsätzlich keine Auswirkungen auf den Abschluss des Schließfachmietvertrages.
10. Betroffenenrechte
Aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und das Recht auf Widerspruch* (Art. 21 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, (Art. 20 DSGVO). Darüber hinaus können Sie sich mit einer Beschwerde an den Datenschutzbeauftragten wenden, wenn Sie der Auffassung sind, dass die HESS Schliessfächer GmbH bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet hat. Ebenso steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), in der Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, www.tlfdi.de.
*Hinweis: Sie haben das Recht gegenüber der HESS Schliessfächer GmbH (Verantwortlichen) aus Gründen die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.